Especial Mudándonos a la Nube: trabajando con documentos

Vamos a abordar un tipo de archivo más en nuestro Especial Mudándonos a la nube: los documentos. Hasta ahora hemos considerado qué hacer con las canciones y con las fotografías, archivos que ocupan mucho espacio pero que sobretodo queremos abrir más que editar. Ahora nos topamos con todo lo contrario: documentos que generalmente suelen ocupar poco espacio pero que queremos modificar lo más cómodamente posible.

Antes que nada, parémonos a pensar qué calificamos como documentos: estamos hablando de documentos ofimáticos como textos simples, documentos, hojas de cálculo, presentaciones, PDFs y otros ficheros especializados como pueden ser planos, diagramas o esquemas. También pueden entrar documentos de ilustración o diseño, como ficheros de Photoshop o Illustrator; y código fuente de programadores.

Este último caso, el de los archivos más profesionales que necesitan de una aplicación específica para trabajar, son los más complicados. No porque no sea posible almacenarlos en la nube, sino porque a lo mejor tenemos unos requerimientos especiales de nuestro trabajo que nos impiden hacerlo. Afortunadamente programas como los de Adobe y Autodesk ya empiezan a tener su propia nube, desde la que podemos trabajar sin problemas. Es lo más recomendable en estos casos.

Trabajar en ofimática ha dejado de ser cosa de Office

¿Os acordáis de cuando lo primero que hacíamos al reinstalar Windows era tirarnos un buen rato instalando Office? Era “lo que había que tener”, lo “indispensable”, no tener Office era algo muy raro hace unos años. Y esa mentalidad sigue todavía en algunos hogares, pero se ha vuelto completamente absurda. Estamos con uno de los tipos de ficheros que mejor se han beneficiado de la nube.

Los principales servicios en la nube para editar documentos, hojas de cálculo y/o presentaciones son SkyDrive/Office 265 y Google Drive, de Microsoft y Google respectivamente. Los motivos: ambos se integran con un buen servicio de almacenamiento de archivos y ejecutan aplicaciones web muy completas para trabajar. Basta con coger nuestra carpeta de documentos y subirla al servicio que más nos convenga.

Office no se ha expandido a tiempo en la nube y la competencia gratuita ha triunfado

¿Cuál nos pede convenir? Como siempre, depende de los dispositivos móviles que usemos y de las circunstancias en las que tengamos que editar esos ficheros. Todavía hay muchas empresas que exigen trabajar estrictamente con Office, donde Office 365 garantiza una compatibilidad total de los documentos con los que trabajemos y evita el problema clásico de los archivos que se abren con un formato completamente diferente que el que habíamos puesto en un principio.

Sin embargo, si no necesitamos trabajar estrictamente con formatos de Microsoft, Google Drive es la solución que más facilidades da. Es compatible con Office y con los formatos abiertos que suelen utilizar OpenOffice y similares, incluso con el formato PDF con el que muchos usuarios quieren enviar sus documentos terminados. Otra ventaja es que su interfaz es tremendamente más simple que la que ofrece Office en sus aplicaciones web, y el usuario se siente más cómodo trabajando.

Tampoco nos podemos olvidar de que no cuesta dinero, de la flexibilidad de Google Drive para trabajar con formatos que ni Google soporta gracias a las aplicaciones de terceros que se pueden instalar como complementos y de la buena compatibilidad con dispositivos iOS y Android. Pocos son los que prefieren otras alternativas.

iWork puede ser una alternativa para los maqueros, pero tiene varios inconvenientes: es menos compatible (soporta PDF y formatos de Office, pero con ciertas limitaciones) y está demasiado centrada en los dispositivos y las aplicaciones de Apple. iCloud tiene que mejorar bastante para competir con Google Drive y Skydrive. Lo recomendaría, eso sí, para aquellas personas que trabajan exclusivamente con un iPad. Ah, y acordémonos de iBooks, que es capaz de organizar documentos PDF eficazmente a través de todos los terminales iOS.

No olvidemos tampoco que Google Drive y Skydrive pueden servir de almacenes de documentos, aunque no queramos editarlos. Apuntes de universidad, recibos y facturas, cartas… moverlo todo a este tipo de servicios da muchas ventajas. Y con los 5 o 7 GB que tenemos disponibles y el poco espacio que ocupan este tipo de archivos, la cantidad de almacenamiento no es un problema.

No sólo se vive de Word, Excel y PowerPoint

El modo con el que trabajamos con documentos también ha cambiado bastante durante los últimos años, sobretodo en cuando a textos se refiere. Antes usábamos word para todo, ahora los documentos se han diversificado. Tomamos notas rápidas, listas, apuntes… en definitiva, la mayoría de las veces escribimos contenido que no necesita algo tan potente como un procesador de textos completo.

En estos casos hay que destacar aplicaciones como Evernote o el mismo Google Keep, que desde una web o desde aplicaciones nos gestionan notas en las que podemos incluir imágenes o cualquier otro contenido multimedia. Y aquí las soluciones de cada plataforma entran en juego: aplicaciones como las notas de iOS funcionan muy bien para escribir rápidamente cualquier cosa y desde donde queramos. Lo mismo se aplica para notas dibujadas al vuelo, con soluciones como Penultimate.

En definitiva: hay que mirar qué solución nos conviene más dependiendo de lo que necesitemos. Google Drive es la más completa hasta la fecha, pero eso no significa que sea la que mejor nos vaya. La máxima a tener en cuenta es que instalar Office o cualquier otra suite ofimática se ha quedado atrás, y tenemos opciones mucho más sencillas y gratuitas en la nube.

Imagen | muffet

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Las empresas quieren controlar el uso de Internet de sus empleados

Spamina ha llevado a cabo una encuesta entre 100 empresas españolas para conocer su estrategia de seguridad web. Del análisis se desprende que las empresas están dispuestas a invertir en soluciones de filtrado web para evitar el mal uso de Internet entre los empleados en horas de trabajo. Tres de cada cuatro empresas señalan que desean aplicar o tienen ya una solución de restricciones y control del uso de Internet.

Los contenidos que las empresas indican como prioritarios a la hora de restringir son los pornográficos, casino-juego, redes sociales y youtube.

Las resdes sociales también están en el punto de mira de las empresas y a la hora de bloquear la primera es Facebook, ya que es la más utilizada y la que se considera que hace perder más tiempo. Linkedin y Twitter son las que menos desean bloquear porque las empresas creen que les puede ofrecer oportunidades de negocio.

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Office Web Apps añadirá edición colaborativa en tiempo real y soporte para tablets Android

En febrero Office Web Apps se actualizó añadiendo nuevas funcionalides, como la posibilidad de copiar y pagar imágenes desde la web. Ahora, la herramienta de edición online de Microsoft, ha añadido dos nuevas características muy interesantes e importantes para seguir su expansión: edición colaborativo en tiempo real y soporte para tablets con Android.

La edición en tiempo real permitirá, en los próximos meses (tiempo en que se active para todos los usuarios), mostrar inmediatamente los cambios y modificaciones que están realizando otros usuarios en un documento, sin necesidad de recargar la página. Gracias a la edición colaborativa se facilitará enormemente la tarea de realizar trabajos o documentos en equipo, característica que hasta ahora solo soportaba Google Drive. Seguir leyendo

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Kaspersky actualiza sus soluciones de seguridad móvil

Kaspersky Lab ha elegido el Día del Padre, que se celebra hoy en España, para lanzar las nuevas versiones de sus productos para la seguridad móvil: Kaspersky Mobile Security y Kaspersky Tablet Security.

Estas soluciones, que están disponibles en versión gratuita y de pago, ofrecen seguridad a la hora de realizar compras on-line e incluyen una opción para localizar el dispositivo en caso de pérdida o robo, permiten borrar datos en forma remota para evitar que la información confidencial pase a manos de personas no autorizadas y permiten identificar al ladrón en el caso de robo mediante una foto.

La versión gratuita de Tablet Security incluye funcionalidades de protección básicas como la protección antirrobo, protección frente al malware y borrado en remoto, mientras que la La versión de pago o premium de incorpora varias funciones que automatizan y mejoran la protección anti-malware y las funciones de privacidad, además de incorporar protección cloud en tiempo real basada.

Del mismo modo, la versión gratuita de Kaspersky Mobile Security ofrece protección antirrobo y control remoto, antivirus y filtro de llamadas y mensajes; mientras que la versión de pago ofrece características avanzadas para combatir el malware, bloquear llamadas no deseadas, control remoto en caso de pérdida o robo y proteger datos confidenciales en tiempo real. Además, analiza de manera automática todas las nuevas apps y bloquea las catalogadas como maliciosas.

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Google Apps se renueva para hacer más fácil la administración

El uso de Google Apps cada vez está más extendido, no sólo en empresas sino en todo tipo de organizaciones, ya que la solución de Google es bastante flexible para adaptarse a distintos entornos. Pero para que podamos utilizar nuestra cuenta, hay alguien que tiene que establecer los permisos, crear los usuarios, etc. Por eso Google Apps se renueva para hacer más fácil la administración.

Con un nuevo panel de administración con un diseño más limpio, podemos agrupar y añadir los controles que más utilizamos para que sea más rápido trabajar con ellos. De esta manera tenemos a mano las herramientas que más utilizamos. También nos permite agrupar las tareas por roles, lo que nos puede ayudar a, por ejemplo, revisar la cuota de correo de los usuarios o los documentos que han compartido. Seguir leyendo

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El soporte de Windows XP terminará definitivamente el 8 de abril del 2014

Microsoft ha enviado una nota de prensa a los medios anunciando el fin del soporte a Windows XP y de Office 2013, aprovechando que el uso de Windows 7 ya es mayor y anima a los particulares y las empresas a dar el salto. La fecha límite será el 8 de abril del 2014, cuando por fin y después de muchos intentos la compañía de Redmond dejará de dar soporte y ofrecer actualizaciones del sistema y de la suite ofimática.

Lo decíamos hace poco con las cifras de NetApplications, Windows 8 no consigue captar demasiada atención pero al fin se ha conseguido que Windows XP, un sistema operativo lanzado hace más de diez años, deje de ser el más usado. Como es usual, Microsoft argumenta que actualizarse a un Windows y a un Office más moderno mejora la seguridad de los equipos.

Para ello, la compañía ha creado una página web llamada Get Modern en la que explica a todo el mundo las ventajas que implica actualizarse el sistema operativo y cómo poner al día los ordenadores (o adquirir modelos nuevos) para que el cambio no comporte nuevos problemas. Usar Windows XP seguirá posible una vez finalice el soporte, pero entonces el sistema quedará desprotegido ante las nuevas amenazas. Si sois de los que lo siguen usando, tenedlo en cuenta.

Más información | Get Modern

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